Знак отличия ВФСК ГТО присваивается и оформляется после успешного прохождения необходимого количества видов (тестов) в пределах возрастной ступени (например, I ступень (6-8 лет) необходимое количество испытаний «золото» - 7 видов,
«серебро» и «бронза» по 6 видов, участник выполнивший меньшее количество испытаний (тестов) или не справившей с испытания (тестами) комплекса ГТО знаком отличия ВФСК ГТО не награждается). Участник сам или законный представитель участника должен отслеживать изменения и присвоение знака отличия в личных кабинетах комплекса ГТО.
Отчетный период у всех возрастных групп единый и является календарным годом. Четыре раза в год (ежеквартально) выгружаются участники выполнившие нормативы комплекса ГТО на золотые знаки отличия. Серебряные и бронзовые знаки отличия выгружаются ежеквартально только у участников с переходом возрастной ступени, остальные участники с серебряным или бронзовым знаком отличия выгружаются в конце отчетного периода (31 декабря текущего года).
В отчетный период участник может выполнить нормативы комплекса ГТО на соответствующий знак отличия ВФСК ГТО только один раз, улучшить свой результат участник может только в следующий отчетный период. Если участник не справился с выполнением испытаний (тестом) комплекса ГТО и показал результат ниже бронзового знака в текущем отчетном периоде, то у него есть возможность улучшить результат и попробовать повторно выполнить норматив через 45 дней после первой попытки или выполнить альтернативный вид.
В своей возрастной группе (ступени) участник может выполнить нормативы комплекса ГТО на золотой знак только один раз. При выполнении нормативов комплекса ГТО на серебреный или бронзовый знак отличия участнику предоставляется возможность в этой же возрастной ступени улучшить результат только в следующий отчетный период.
 Процедура оформления документов и изготовления знаков отличия занимает от 2 до 3-х месяцев.